Strukturiertes Arbeiten und Datensicherung

Dies ist Teil 1 unserer Datensicherungs-Strategie.
Teil 2 über die Backup-Strategien findest du hier →

Einleitung

Daten verlieren ist schlimm.

Schlimmer ist es, Jobs wieder herzustellen, für die man schon bezahlt wurde und jetzt die ganze Arbeit noch einmal machen muss.

Daher kann der Aufwand den wir betreiben, um unsere Daten zu sichern, gar nicht hoch genug sein.

Dabei muss es noch nicht einmal das unbeabsichtigte Löschen oder Überschreiben von Daten sein. Dateien können auch kaputt gehen. Datenspeicher dagegen gehen immer kaputt! Nur wann, das weiß man nicht.

Um Datenverlust oder kaputte Daten zu vermeiden setzen wir eine Mischung aus eindeutiger Dateibenennung, ein System des Dateihandling und Backup ein.

Mit diesen drei Methoden kann man das Risiko von Datenverlust praktisch auf Null senken.

Und das Gute ist, es kostet nicht einmal viel.

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Daten sicher handhaben

Um Daten sicher zu verwalten, möglichst einen chronologischen Versions-Historie zu halten, zu suchen und zu finden, wenden wir folgende Vorgaben um:

1. Datenordner anlegen

• Kundendaten werden IMMER zentral gespeichert.
• Es gibt  gibt einen übergordneten Ordner, in dem alle aktuell zu bearbeitenden Jobs. (Wir nenen ihn _Jobs) abgelegt werden.
• Jeder Kunde erhält einen Stammordner. In diesen Ordner sind seine Projekte und Aufträge gespeichert.
• Aufträge für den Kunden werden spätestens mit der Auftragserfassung mit einer Jobnummer vergeben.
• Der neue Auftrag kommt in den Jobs-Ordner und wird eindeutig benannt.

2. Auftrags-Ordner

Ein Auftrag wird nach der Auftragsnummer (oder Angebotsnummer) bezeichnet, zb:

0000_Kunde Briefbogen Rechnung A4 DE

In diesem Ordner wird alles zu diesem Auftrag gesammelt.

Unterordner sind in der Regel

• Links
• Schriften
• Angebote (eigene und Fremdfirmen, sowie Kundenaufträge)
• angeliefertes (optional)
• Druck-PDF (optional)
• an den Kunden (optional)
• alte Daten (dazu später mehr

3. Dateibezeichnungen

Wir geben (fast) allen Daten folgende Namen, beispielsweise:

0000_Kunde Briefbogen Rechnung A4 DE 2021-0118a.indd

Warum das Datum?

Wir hatten oft den Fall, dass durch Bearbeitung oder Archivsoftware, Kopieren von Daten und dergleichen der eigentliche Datumsstempel der Datei nicht mehr aussagekräftig oder richtig war. Unser selbst hinzugefügtes Datum ist eindeutig und wird nicht von Software oder dem Betriebsystem verändert.

Wann wird das Datum gesetzt

Sobald wir eine Datei bearbeiten, wird die Datei VORHER in geschlossenem Zustand kopiert.

Danach bekommt die KOPIE einen neuen Namen.

Dateien werden am gleichen Tag mit einem ‚a‘, ‚b‘ oder ’c’ versehen, der nächste Tag beginnt dann wieder mit einem ‚a‘.

0000_Kunde Briefbogen Rechnung A4 DE 2021-0118a.indd
wird dann zu
0000_Kunde Briefbogen Rechnung A4 DE 2021-0118b.indd
0000_Kunde Briefbogen Rechnung A4 DE 2021-0118c.indd

Am nächsten Tag geht es dann weiter mit

0000_Kunde Briefbogen Rechnung A4 DE 2021-0122a.indd

Alte Daten kommen in den Ordner 'alte Daten'

Dieses Prozedere gewährleistet die Nachverfolgung von Änderungen. Ebenso sorgt es dafür, dass es immer eine Datei gibt, die nach dem letztem Speichern noch in Ordnung war.

Ist der Auftrag abgeschlossen, wird er komplett in den Kunden-Ordner verschoben. Arbeitet man viel für einen Kunden, kann man hier natürlich weitere Unterordner wie

• Anzeigen
• Broschüren
• Werbematerial

anlegen.

Updates von bestehenden Aufträgen

Wird nach einiger Zeit ein Update dieses Auftrags nötig, VERSCHIEBEN wir den gesamten Ordner wieder in den Jobs-Ordner. Das stellt sicher, dass es nur EINE aktuelle Version gibt und nicht herumgeraten werden muss, ob das jetzt eine Kopie oder die aktuelle Version oder etwas anderes ist.

Wird zu einem späteren Zeitpunkt ein neues Projekt, basierend auf einem alten Auftrag fortgeführt, kopieren wir praktisch alles aus dem altem Projekt in einen neuen Ordner und dort in den Ordner 'alte Daten'. Der neue Job bekommt eine neue Nummer und alles geht wieder von vorne los.

So hat man an einer Stelle alle relevanten und nötigen Daten zu diesem Auftrag an einer Stelle. Ebenso kann man nach einem alten Job recherchiern und hat immer die kompletten Daten zur Hand.

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Welche Daten sind wichtig

Bevor wir Daten sichern, sollten wir uns überlegen, welche Daten uns wichtig sind.

Wir unterscheiden da zwischen:

• Kundendaten (heilig und kostbar)
• eigene Daten (wichtig, aber wenn sie weg sind ist das nur doof und kostet in der Regel nur graue Haare und Wutpickel)
• eigener Rechner und Betriebsystem (nicht ganz so wichtig, lästig wenn er abraucht)
• Programme (eher unwichtig, weil immer wieder zu beschaffen)
• Sonstiges

Je wichtiger die Daten, desto höher sollte der Aufwand sein, den wir betreiben, sollte es zu einem Ausfall kommt. Und da denken wir zum Beispiel an Festplattencrash, Raid-Fehler, Einbruch, Feuer etc.)

Ordnung in den Daten

Strukturierte Daten-Ordnung = strukturierte Backups

Die einfachste Art ein Backup zu machen ist wie gesagt: einfach alles sichern.

Das geht auch, solange die Datenmengen übersichtlich sind. Da jedes Backup Zeit kostet, um festzustellen, was gesichert werden muss, kann es bei kurzen Sicherungs-Intervallen dazu kommen, dass das Backup noch läuft, während schon das nächste anstehen würde. Nicht sinnvoll...

Daher macht es Sinn, alle Daten strukturiert abzulegen.

Dazu haben wir zwei Vorgaben:

• Daten werden an einem eindeutig definiertem Platz gespeichert (und nicht irgendwo auf dem Desktop 'zwischengelagert')
• der Datenspeicherort ist immer verfügbar (also keine Wechselplatte oder sonst etwas)

Bei uns liegen die gesamten Daten zentral auf einem Raid-System. Auf dieses System haben mehrere User Zugriff.

Unsere Backup-Strategie

Da wir bei unserem Dateihandling und unseren mit Datum versehenen Daten bereits eine einem inkrementellem Backup ähnliche Struktur einsetzen, verzichten wir bei unserem Backup darauf und erstellen lediglich eine Kopie unserer Daten.

Wir wissen jetzt, was wir sichern, wie wir sichern und wann wir sichern.

Das Wohin wir sichern, müssen wir noch einmal genauer untersuchen.

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Daten Speicherorte

Backups der aktuellen und Langzeit-Daten speichern wir auf einem externen Medium.

Das reicht aber eigentlich noch nicht. Daten sollten zusätzlich ausserhalb der Firma/Wohnung gelagert werden um zum Beispiel bei einem Einbruch/Wasserrohrbruch nicht ohne Daten da zu stehen.

Um dies sicherzustellen, erstellen wir zusätzliche Backup-Jobs, die den Datenbestand zusätzlich in die Cloud sichern. Hier haben wir uns wegen der Einfachheit und Preis für Backblaze entschieden. Vorteil ist hier, dass wir im Notfall via FTP oder Webbrowser auf die Daten zugreifen können.

Im Gegensatz zu Amazon Glacier, die immer mit dem sehr niedrigem Preis argumentieren, gibt es bei Backblaze keine Wartezeit für eine Rücksicherung, das Backend und der Zugriff ist absolut einfach. Die Kosten bei Backblaze sind auch überschaubar. Pro TB zahlt man im Schnitt im Monat etwa 3,50 USD.

Ernstfall testen

Wichtig für den gesamten Backup-Prozess ist vor allem: wie komme ich wieder an meine Daten, wenn ich sie brauche? Das sollte man auf jeden Fall durchprobieren. Das muss klar verständlich und einfach handhabbar sein. Im Notfall hat man Stress und nicht die Zeit und Nerven, herumzuprobieren und dann festzustellen, dass man nicht an die Daten kommt.

Speichermedien

Wir speichern nun lokal unsere Daten auf ein Wechselmedium wie eine externe Platte, lagern Daten extern in die Cloud. Aber reicht das?

Wir gehen nach folgendem Schema vor:
Die weitere Erklärung zu Backup findest du hier →

Zusammenfassung

Um Daten sicher zu handhaben und zu speichern, benötigen wir:

• Ordnung in unseren Datenbeständen
• Sinnvolle Benennung
• Nutzung von eigenen Zeitstempeln
• Eine Software, die automatisiert Daten kopiert
• Externe Speichermedien an unterschiedlichen Orten

Quellen:

rsync : https://de.wikipedia.org/wiki/Rsync

rdiff : https://rdiff-backup.net/

Carbon CopyCloner : https://bombich.com/de

Backblaze : https://www.backblaze.com/b2/cloud-storage.html

NeoFinder : https://www.cdfinder.de/

AbeMeda : http://www.abemeda.de/de/